De la Planilla al Documento Electrónico
No hay manera más rápida de retrasar los procesos que darle a alguien una planilla para llenar. ¿Necesita usted abrir rápidamente una línea de crédito en su tienda favorita? ¿O desea inscribirse rápidamente en los nuevos beneficios de del seguro de salud de su compañía? No podrá hacerlo sin llenar primero una larga planilla. Lo mismo sucede cuando se realizan trámites con agencias gubernamentales, al participar en una licitación para un proyecto de construcción o cuando un padre quiere inscribir a su hijo en la guardería infantil.
Le guste o no, las planillas están en todas partes. De hecho, un grupo de investigación en los Estados Unidos estima que los ciudadanos llenan más de 100 mil millones de planillas al año. Mirando el lado positivo, las planillas nos ayudan a acceder a los servicios que necesitamos.
Claro que, cuando se está en el proceso de llenar la planilla nos olvidamos de ese beneficio. Normalmente, las planillas producen escalofríos de solo pensar en lo tedioso que es completarlas.
Y si las planillas se procesan con errores, la pesadilla apenas empieza, con equivocaciones tan sencillas como escribir erradamente un número del código postal, lo que resultará en costosos y frustrantes retrasos. Para los negocios es todavía peor en lo que se refiere a las planillas.
Hay estudios que señalan que más del 80% de los documentos de negocios son planillas, y los costos de procesar una planilla de una sola hoja de papel pueden ser tan altos como US$50 dólares.
Para las compañías de todos los tamaños que trabajan con planillas diariamente, es crítico encontrar maneras más inteligentes y fluidas de capturar información, colaborar y procesar pedidos. De la pluma y el papel a los documentos electrónicos Afortunadamente, los avances de la tecnología están ayudando a que las planillas en papel sean una cosa del pasado.
Hoy en día, las planillas electrónicas son tan comunes como sus correspondientes en papel. Los procesos que antes necesitaban de lápiz y papel están cediendo el camino a medios más eficaces aprovechando las planillas digitales en PDF, un formato de documento ampliamente usado que presenta la información de manera electrónica exactamente como aparece en la página impresa.
Si se visitan los sitios Web gubernamentales o de negocios se puede apreciar una gama de planillas digitales que pueden completarse, enviarse y hasta firmarse de manera electrónica utilizando el conocido software gratuito Adobe Reader.
Una importante mejora en algunas planillas electrónicas es la inteligencia incorporada que permite que el usuario sepa si está ingresando la información correctamente o si ha olvidado completar alguna parte de la planilla. Las planillas también pueden realizar cálculos y otras tareas que reducen las posibilidades de errores. Los beneficios son impresionantes.
Gustavo Brunser
Adobe Systems Incorporated
gbrunser@adobe.com
